Rodinná rada a rodinná ústava

Publikováno: Rodina, Prof. Ing. Jiří Hnilica, Ph.D., 4. 6. 2024

Pokud rodina podniká, rádi v Centru pro rodinné firmy na VŠE zdůrazňujeme, že taková rodina není normální a že v důsledku toho vyžaduje organizační struktury analogické k těm, které jsou třeba ve firmách.

V rodinném podniku je třeba činit různé typy rozhodnutí. Některé souvisejí s rodinou, co podnik vlastní, jiné s vlastnictvím, další se strategií podniku a další s jeho řízením. Aby každé takové rozhodnutí mohlo fungovat, potřebuje náležitý rozhodovací prostor. Nemá smysl rozhodovat na rodinných oslavách například o tom, kdo zdědí akcie, až zemře tatínek či rozhodovat o změně dodavatele. Docházelo by ke směšování otázek, které spolu příliš nesouvisejí, a narušovalo a zdržovalo by to konečné rozhodnutí. Klasický firemní resp. manažerský prostor je kontextem rychlých a měnících se rozhodnutí. Studie ukazují, že manažer věnuje každému tématu jen o málo více než 10 minut a jednou za 3 dny má možnost věnovat se tématu půl hodiny. Je to kontext, v němž by měl syn diskutovat s otcem o tom, zda je dobré vstoupit do rodinného podniku? Určitě nikoliv – tento prostor je třeba nově vytvořit a vést společnou diskuzi o tom, co firma znamená pro rodinu, co rodina pro firmu a čeho chceme společně dosáhnout. Tímto prostorem je tzv. rodinná rada. Rozhodnutí týkající se podnikající rodiny tak již nebudou pouze v rukou zakladatele, ale jsou výsledkem dialogu a možné dohody mezi vlivnými členy rodiny jako celku. Podobně vznik dozorčí (správní) rady také představuje změnu v institucionální struktuře rodinné firmy. Vytvoření tohoto orgánu znamená rozlišovat mezi obchodním řízením společnosti a její správou. Významná strategická rozhodnutí a odpovědnost za rozvoj společnosti již nejsou nadále pouze v rukou podnikatele, ale spíše jsou schváleny společným orgánem. Vrcholový manažer (resp. obecně generální ředitel či CEO), ať už je to sám podnikatel nebo někdo jiný, nemůže již řídit a rozhodovat, jak se mu líbí, ale musí své kroky diskutovat s radou.

Je důležité vnímat, že rodinná rada funguje přímo na úrovni vlastnické rodiny, a je tak možným nejvlivnějším správním orgánem celého rodinného podnikání. Teprve pak přichází na řadu dozorčí či správní rada, propojující vlastníky s výkonným management, a teprve až pak přichází top management, který je zodpovědný za vlastní strategii podniku a jeho řízení. Vlastní smysl existence rodinného podnikání musí vzniknout a být artikulován prostřednictvím rodiny a to ideálně v prostoru, který označujeme jako rodinná rada. Současně dodáváme, že není důležité, aby daný orgán byl nutně formálně založen, pokud existují neformální postupy, které tento orgán dostatečně nahrazují.

Rodinné rady mohou být účinným nástrojem řízení, rozhodování a komunikace v rámci rodiny, pokud jsou řádně zřízeny a vedeny. Vyžadují správné vedení a členy, kteří disponují vhodnými schopnostmi a kteří se danému procesu věnují. Vytrvalost i během obtížných období, kdy dochází k útlumu aktivity, vyžaduje důraz na společné fungování a spolupráci z hlediska budoucích potřeb rodiny i řešení potřeb bezprostředních. Rodinné rady mají možnost rozvíjet pro budoucnost talentované rodinné příslušníky a podporovat dlouhodobou rodinnou harmonii. Každá rodina je unikátní a zejména první kroky při zakládání rodinné rady se mohou zaměřovat na různé aspekty a potřeby. Bez ohledu na dohodnuté základní první cíle poskytuje rodinná rada organizovaný způsob, jak jich členové rodiny mohou dosáhnout a obecně zahrnuje tři hlavní oblasti:

definuje společné hodnoty a sdílené vize; nebo-li vydefinování toho, za čím si rodina stojí a proč společně podniká; rodinná rada poskytuje fórum pro diskusi a vyjádření těchto základních principů a jejich sdělení pro správní radu, představenstvo či dozorčí radu a top management; sdílená vize je základem komunikace mezi členy rodiny, pomáhá budovat pevné vztahy a dává hlas i těm členům rodiny, kteří se přímo nepodílejí na podnikání (nebo možná ani na vlastnictví). Rodina sjednocená za jasnými hodnotami a cíli dává signál manažerům, zaměstnancům a dalším zúčastněným stranám, že zapojení rodiny je pevné a dlouhodobé; sdílené hodnoty a vize jsou klíčovým navigačním prvkem při důležitých obchodních rozhodování a poskytují představenstvu a vrcholovému managementu jasné pokyny týkající se strategického směřování.

zajišťuje vzdělávání členů rodiny; rodinná rada informuje rodinné příslušníky (zejména ty, kteří se nepodílejí na podnikání) o hlavních úspěších podniku a strategických výzvách; může organizovat formální i neformální způsoby vzdělávání o rodinném podnikání a připravovat mladší generaci na práva, povinnosti a výsady spojené s vlastnictvím podniku, podporovat kontinuitu a sloužit k vštěpování pocitu správcovství; prostřednictvím vzdělávání se rodinná rada snaží vytvořit znalou a soudržnou skupinu vlastníků, která může přijímat informovaná rozhodnutí a „mluvit jedním hlasem“ v souvislosti s rozšiřováním rodiny a rozvojem jejího podnikání a správou bohatství, co podnikání rodině vygenerovalo;

nastavuje pravidla, které vyvažují rodinu a její podnikání; mezi výhody rodinných podniků lze zmínit jedinečnou atmosféru, která vytváří pocit sounáležitosti, posiluje společný cíl a zlepšuje obchodní výkonnost; smyslem těchto pravidel je maximalizovat tyto výhody a snížit pravděpodobnost, že rodinné záležitosti a emoce budou nevhodně zasahovat do obchodních rozhodnutí; rodinná rada se proto snaží řešit konflikty a formulovat jasná základní pravidla v otázkách týkajících se vlastnictví a účasti rodiny v jejím podnikání a správě bohatství, kterým rodina disponuje; vypracovává pravidla týkající se zaměstnávání rodinných příslušníků, vypracovává nástupnická pravidla pro řízení podnikání a rozdělování vlastnických podílů; tato pravidla objasňující hranice mezi rodinou a jejím podnikání jsou životně důležitá a měla by být sepsána ve formálním dokumentu jako je například rodinná ústava.

Typicky se stává, že podnikající rodiny pracují na založení rodinné rady a zároveň organizují další důležitou součást své správy – písemnou podobu rodinné ústavy. Ústava je prohlášení o záměru, které uvádí hodnoty, účel a vizi rodiny a pravidla a postupy týkající se vlastnictví a provozování podniku. I pro mladší a menší rodinné podniky je rodinná ústava značným přínosem přes disciplínu, která se jejím prostřednictvím zavádí. Jaké je však nejlepší pořadí těchto dvou důležitých aktivit? Někdy rodiny nejprve zřídí rodinnou radu a poté ji pověří úkolem odsouhlasit první návrh rodinné ústavy. Nevýhodou tohoto postupu však je, že rodinná rada navrhuje strukturu řízení, jejíž součástí sama bude. Jiný a podle našeho názoru lepší přístup je, že rodina nejprve zřídí něco jako „prozatímní výbor“ a ten pověří vypracováním návrhu ústavy. Jakmile jsou základní výchozí podmínky ústavy odsouhlaseny a dokončeny, je vytvořena rodinná rada, která zaujme své místo jako součást uceleného rámce řízení kodifikovaného v ústavě.

Pravidla obecně pomáhají zlepšit vzájemné porozumění, ale je třeba je nejprve vyslovit a následně se na nich shodnout. Důležité je, aby pravidla byly tím, čím žijeme (pozor na „papír snese všechno“). A je třeba nezapomenout, že úsilí vynaložené do komunikace požadované po členech podnikající rodiny je daleko větší než v ostatních rodinách. Dvojité členství (v rodině a firmě) vyžaduje schopnost simultánně fungovat v různých kontextech (tohle je kancelář s pravidly pracoviště, nyní jsme doma a chováme se jako děti a rodiče, nebo sourozenci).

Podobně jako každá firma by měla mít jasnou „byznys“ strategii, tak pokud je firma firmou rodinnou, je třeba analogicky mít i strategii „rodinou“. A právě rodinná ústava shrnuje strategii rodiny, která dává rámec jejímu podnikání a správě majetku a to v mezigeneračním časovém horizontu. A podobně jako ve firmě, má za strategii zodpovědnost představenstvo, tak na straně rodiny a strategie rodiny je tímto orgánem rodinná rada.

A co všechno má minimálně rodinná ústava pokrývat? Shrnuje všechny klíčové vztahy mezi rodinnou a jejím podnikáním:

vymezení hodnot a vize společného podnikání;

možnosti zapojování členů rodiny do podnikatelských projektů;

převody firemních podílů a podílení se na dalším majetku rodiny;

rozhodovací orgány rodiny a jejich propojení na další orgány;

komunikační pravidla včetně pravidel pro řešení možných konfliktů;

pravidla, jak lze dohodnutá pravidla měnit.

V rodinné firmě je nejdůležitějším stakeholderem rodina. Přesto se rodině a jejímu vztahu k podnikání věnuje často pouze minimální pozornost. Smyslem rodinné rady je tento vztah řídit a to s cílem, aby rodina i její podnikání úspěšně bok po boku mohli společně fungovat a vzájemně se posilovat. Zásadním účelem rodinné rady je vypracovat příp. upravovat strategii rodiny, kodifikovanou ideálně do podoby rodinné ústavy.

Když v Centru pro rodinné firmy na VŠE pomáháme podnikajícím rodinám s institucionalizací rodinné rady a s tvorbou rodinné ústavy, často se setkáváme s tím, že se rodiny příliš soustředily na přípravu samotné ústavy a spěchaly, aby ji dostaly na papír, nebo si dokonce najímaly cizí pracovníky, aby ji napsali za ně. Ale je třeba si uvědomit, že proces je mnohem důležitější než vytištění dokumentu. Cílem je, aby se všichni shodli na pravidlech, která budou prospěšná pro celou podnikatelskou rodinu.

Celý text napsal vedoucího CRF prof. Jiří Hnilica pro letní vydání časopisu Rodina.